29 de agosto de 2026 · 6 min de lectura
Casi todos los negocios con turnos empiezan igual: un Excel con los nombres en filas y los días en columnas. Y bien montado, para un equipo pequeño funciona. Esta guía te enseña a montarlo bien — y a reconocer el momento exacto en que empieza a costarte dinero.
La estructura que funciona
Una hoja por semana (no por mes: los meses parten semanas y complican las cuentas). Primera columna, empleados; una columna por día; en cada celda, el turno con horas ("9:00-17:00") o un código ("M" mañana, "T" tarde, "L" libre, "V" vacaciones). Debajo de cada día, una fila de totales: cuántas personas hay a cada franja.
- Una hoja = una semana, de lunes a domingo
- Códigos consistentes con una leyenda visible
- Fila de cobertura por franja (¿cuántos hay el sábado por la tarde?)
- Columna final: horas totales de la semana por persona
- Celdas de ausencias en otro color, con motivo
Las fórmulas mínimas
Para contar horas desde "9:00-17:00" necesitas separar inicio y fin (IZQUIERDA, DERECHA o dividir en dos celdas) y restar. Más simple: dos columnas por día (entrada / salida) y una resta con formato de hora [h]:mm. Para las horas semanales, SUMA por fila; para la cobertura, CONTAR.SI por columna con los códigos.
Los tres errores que lo rompen
- Versiones: se envía por WhatsApp una foto, luego cambia, y cada uno mira una versión distinta. El cuadrante "real" deja de existir.
- Descansos legales: Excel no avisa de que entre turno y turno deben pasar 12 horas, ni de los descansos semanales. Los incumplimientos aparecen en la Inspección, no en la hoja.
- La conexión con todo lo demás: las vacaciones aprobadas, las bajas y los festivos viven fuera de la hoja, y cuadrar a mano cada semana es donde se van las horas.
Las señales de que Excel ya no te sirve
Más de 5-6 empleados o más de un turno por día; cambios frecuentes que hay que reavisar a cada afectado; necesidad de conectar el cuadrante con el fichaje para el registro horario obligatorio; o simplemente que planificar la semana te lleva más de media hora. En ese punto, el "gratis" de Excel cuesta más que un software.
El salto: cuadrante conectado
En OptimusPlanner el cuadrante vive junto al resto de RR.HH.: publicas la semana y cada empleado la recibe por email, los cambios avisan solos, las vacaciones aprobadas bloquean el hueco, y el fichaje compara lo planificado con lo real cada mañana. 19,99 €/mes para toda la empresa, sin límite de empleados.