A quién obliga
A toda empresa con personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia del sector, el tamaño o el tipo de contrato. También a las relaciones laborales a tiempo parcial y al teletrabajo. Quedan fuera el personal de alta dirección, los autónomos y los socios trabajadores de cooperativas.
Qué debe contener
Como mínimo, la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, cada día. Es muy recomendable registrar también las pausas, porque determinan el tiempo de trabajo efectivo, y las horas extraordinarias, que deben comunicarse mensualmente al trabajador y a sus representantes.
- Fecha e identificación del trabajador
- Hora de entrada y de salida
- Pausas (si no se consideran tiempo de trabajo)
- Total diario y mensual
- Firma o validación del trabajador
Cuánto tiempo conservarlo
Cuatro años, a disposición del trabajador, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Si se requiere en una visita, hay que poder mostrarlo en el momento.
Sanciones
No llevar el registro es infracción grave según la LISOS: de 751 a 7.500 € por empresa e infracción. Si además se detectan horas extra no pagadas o no cotizadas, se suman las correspondientes sanciones y liquidaciones a la Seguridad Social.
Papel, Excel o software
La ley no impone un medio, pero sí que sea fiable, invariable y que no pueda manipularse a posteriori. Una hoja firmada a mano es legal pero frágil; un Excel es fácil de alterar y difícil de defender. Un sistema digital con hora de servidor, registro de modificaciones y exportación firmable es lo que la Inspección ve con mejores ojos.
Cómo se cumple con OptimusPlanner
Los empleados fichan desde el móvil (con ubicación opcional), las pausas se descuentan, cada mañana recibes el informe de incidencias y a final de mes exportas el registro en PDF firmable por empleado. Está dentro del módulo de RR.HH. por 9,99 € al mes para toda la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Hay que registrar la jornada en el teletrabajo?
Sí. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo exige expresamente; el sistema debe respetar el derecho a la desconexión.
¿Tiene que firmar el trabajador cada día?
No es obligatorio firmar a diario, pero sí que el trabajador tenga acceso a su registro y pueda validarlo. El resumen mensual firmado es la práctica habitual.
¿Puedo modificar un fichaje erróneo?
Sí, siempre que quede constancia de la modificación (quién, cuándo y el valor anterior). Eso es precisamente lo que un sistema digital garantiza y una hoja de papel no.